O processo de manutenção e guarda do acervo acadêmico da UNIFASE/FMP atende a determinação do Ministério da Educação, estabelecida pela Portaria nº 1224, de 18 de dezembro de 2013, que instituiu normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) pertencentes ao Sistema Federal de Ensino. Estas normas dispõem sobre a obrigatoriedade da manutenção e guarda dos documentos relativos às atividades das instituições de ensino, permanentemente organizados e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.

Para atender a referida Portaria, a UNIFASE/FMP indicou a sua Secretária Geral como Depositária do Acervo Acadêmico, e constituiu comissão interna, composta por colaboradores de diferentes setores, responsável pelo estudo da implantação das normas sobre preservação do acervo acadêmico, através da Portaria Conjunta FMP/FASE nº 003/2014. Como resultado das atividades iniciais da Comissão, foi elaborado o Projeto de Gestão Documental, cujo objetivo é auxiliar na implantação de rotinas de gestão documental, estabelecendo atividades a serem realizadas, equipes, prazos, metodologia e locais de arquivamento de documentos acadêmicos.

Atualmente, o arquivo definitivo, denominado Arquivo Central, atende à fase de guarda permanente e está localizado no prédio anexo no Campus Barão do Rio Branco. Para fins de atendimento da Portaria 315, de 04 de abril de 2018, a UNIFASE/FMP contratou o sistema Ábaris Sead, ferramenta de gerenciamento de documentos eletrônicos que garante a preservação, segurança, autenticidade, integridade, validade jurídica e acesso aos documentos acadêmicos. O sistema possibilitou que a Secretaria de Registros Acadêmicos iniciasse uma nova etapa de trabalho, com a produção de grande parte da documentação acadêmica no formato "nato-digital". O documento digital é assinado eletronicamente e enviado ao destinatário por meio eletrônico. A utilização do documento digital deve ser no formato eletrônico e não físico/impresso. Contudo, quando há demanda de documento acadêmico especificamente na versão física, a Secretaria providencia-o no referido formato.